إدارة المعلومات
ادارة المعلومات لا تعني الأنظمة أو التقنيات كما هو الحال مع نظم المعلومات أو تقنية المعلومات انما هي مجموعة من الأنشطة والعمليات والممارسات التي تهدف الي تحقيق الكفاءة في المؤسسة. وقد ازداد الاهتمام بإدارة المعلومات في الأونة الأخيرة نتيجة التدفق الكبير للمعلومات عبر الإنترنت ووسائل الاتصالات الحديثة مما أجبرة الشركات والمؤسسات على ايجاد الطرق والوسائل المناسبة لتنظيمها وفلترتها ومعالجتها بغرض الاستفادة منها في اتخاذ القرار و التنبؤ على الخطوات المستقبلية حول شؤون إدارة عمليات الشركة.
المعلومات التي يتوجب إدارتها من قبل أي المؤسسة تشمل كلا من المعلومات الإلكترونية وغير الإلكترونية, حيث يجب أن يكون الهيكل التنظيمي في المنظمة قادر على إدارة ومعالجة جميع مراحل دورة حياة المعلومات بغض النظر عن مصدرها وطبيعتها.
والمعلومات هي التي نتجت عن معالجة البيانات Data والتي بدورها تتحول إلى معرفة بمجرد اختلاطها بخبرة المتلقي والمهارات التي يتمتع بها وبالتالي فالمعلومات هي أساس المعرفة.
مجالات إدارة المعلومات
ينطوى ضمن بيئة إدارة المعلومات المجالات التالية والتي تغطي كافة أنواع المعلومات المتداولة في أي منشأة
- إدارة المحتوى Enterprise Content Management
- إدارة المعرفة Knowledge Management
- إدارة السجلات والأرشفة Record management and Archiving
- إدارة أتمتة الأعمال Business Process Management
- إدارة محتوى الإنترنت Web content management
- إدارة أدوات الإعلام الاجتماعي Socail media management
- ذكاء الأعمال Business Intelligence
- إدارة البيانات الرئيسية Master Data Management
وتعتمد عملية إدارة المعلومات على المبادئ التالية:
- أن المعلومات هي أحد أهم اصول المنظمة التي لها تأثير كبير على إنتاجيتها وبالتالي يجب الاهتمام بها والحفاظ عليها.
- يجب أن تتوفر المعلومات بين من يحتاجها داخل أي منشأة وفقا لصلاحية كل واحد منهم وبالتالي فإن التشارك في المعلومات بين العاملين أمر أساسي لنجاح أي منشأة.
- يجب الاهتمام بالاحتفاظ بالمعلومات وتسجيلها لتبقي لأطول فترة ممكنة حسب حاجة العمل ويتم ذلك من خلال توفير البرامج والأجهزة ووضع السياسات التي تضمن ذلك.
دورة حياة المعلومات
بشكل عام فإن دورة حياة المعلومات تتكون من المراحل التالية:
- مرحلة الاستحواذ وتجميع المعلومات من مصادرها المختلفة الإلكترونية وغير الإلكترونية.
- مرحلة الإدارة والمعالجة والتشارك بين من يحتاجها داخل المنظمة.
- مرحلة توفير المعلومات للأخرىن وتوزيعها عبر قنوات ووسائل مختلفة كالتقارير وأدوات البحث والتنقيب والتطبيقات الإلكترونية المختلفة.
- مرحلة الاحتفاظ بالمعلومات وتخزينها بأمان لفترات زمنية طويلة كسجلات إلكترونية أو ورقية.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق